¿Qué es la optimización de recursos y procesos dentro de una empresa?
La optimización de los recursos y procesos de una empresa son el conjunto de acciones cuyo objetivo es mejorar la eficiencia de cada una de las tareas implicadas en la elaboración de los productos o servicios que ofrece una organización.
La optimización de recursos y procesos consiste en mejorar la eficiencia de cada tarea y con ello la rentabilidad de la empresa.
¿Por qué optimizar recursos y procesos dentro de una empresa?
A medida que una organización va creciendo, mayor es el número de tareas que intervienen en cada una de sus actividades. Dentro de cada proceso, ya sea de gestión, creación del producto, comercialización o atención al cliente, hay implicadas numerosas tareas que si no se gestionan de forma adecuada pueden hacer perder eficiencia y por tanto competitividad.
En cuanto a los recursos, hay que tener en cuenta, no solo los recursos económicos sin también humanos, ya que ambos están, evidentemente, relacionados.
En el mundo empresarial, ha existido desde siempre el deseo de obtener una mayor eficiencia en las actividades que desarrollan. Desde la Revolución Industrial, los avances tecnológicos, implicaron una mayor capacidad de producción en menos tiempo, lo que proporcionaba una mayor productividad. A partir de esta época se realizaron importantes cambios en las tareas de fabricación, por ejemplo, en las que se fueron dividiendo las tareas complejas en operaciones cada vez más simples con el objetivo de poder controlar al máximo cada una de ellas mejorando la productividad de las mismas.
Hay empresas, sin embargo, que debido a un rápido crecimiento, o quizá al desconocimiento o desorganización en la gestión de la misma, en las que hay grandes pérdidas de productividad como consecuencia de no tener claro cuáles son las tareas implicadas en cada proceso, y no establecer los KPis adecuados para analizar la productividad en cada tarea y corregir las posibles desviaciones.
Optimizar recursos y procesos es clave para hacer que nuestra empresa sea más competitiva en el mercado, por lo que es una cuestión de vital importancia para las empresas.
Ganar eficiencia en cada proceso puede ser vital para la supervivencia de la empresa.
El primer paso para optimizar procesos y recursos: conocimiento.
El primer paso hacia una mayor eficiencia dentro de la empresa es el conocimiento exhaustivo de las tareas implicadas en cada proceso. Es decir, cada una de las actividades necesarias para la realización de un producto o servicio, en todo su recorrido, desde que éste se crea, hasta las tareas de marketing, ventas, atención al cliente, y gestión.
Conocer cada tarea y los recursos necesarios para su realización óptima es un factor clave.
A continuación te proponemos una serie de pasos a seguir para ganar eficacia y eficiencia dentro de tu negocio:
1. Identificar los tareas y recursos implicados en cada tarea
Como te decía anteriormente, el punto de partida, sin duda, debe ser analizar con detalle cada proceso, tanto internos como aquellos destinados a ofrecer un servicio al cliente. Es necesario saber qué tareas se incluyen en cada proceso y también que recursos son necesarios para llevarlas a cabo (recursos humanos, tiempo empleado, materiales utilizados, costes etc).
2. Desglosar cada tarea en pequeñas acciones
En una segunda fase, cada uno de los procesos debe dividirse en las mínimas acciones necesarias para poder llevarlo a cabo. Esto nos proporcionará un mayor control y por tanto podremos tomar mejores decisiones y hacer reajustes antes de que sea demasiado tarde.
3. Establecimiento de los KPIs de cada una de las acciones clave
Para poder hacer mejoras, tenemos que identificar qué es lo que está fallando. Y para ello, necesitamos establecer unos indicadores o KPIs que nos permitan medir el rendimiento a lo largo del tiempo y determinar si estamos consiguiendo mejorar en eficacia y eficiencia y por tanto saber si estamos alcanzando los objetivos de mejora marcados o si por el contrario es necesario que implantemos un plan de mejora.
4. Análisis de datos y toma de decisiones
Establecer unos KPIs relevantes nos permitirá tener un mayor control de las tareas y recursos implicados. Esto nos permitirá definir unos objetivos y analizar las posibles desviaciones.
En caso de que los objetivos no se estén alcanzando, será necesario implantar un plan que nos permita realizar una gestión diferente del talento de la empresa y otros recursos. El objetivo, al final, es reducir costes y mejorar el servicio.
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